Hintergrundüberprüfungen als Service

Zürich, Schweiz - 17. September 2025

Wie Validato und CypSec Hintergrundüberprüfungen für die DACH-Region durchführen

Human Risk ist eines der am meisten unterschätzten Elemente der Cybersicherheit und organisationalen Resilienz. In Deutschland, Österreich und der Schweiz stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Insider-Bedrohungen und Betrug zu mindern, während sie unter einige der strengsten Datenschutzregime der Welt operieren. Die Überprüfung von Kandidaten und Mitarbeitern, insbesondere in sensiblen Positionen, ist eine notwendige Maßnahme. Dennoch muss der Prozess der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ihren lokalen Umsetzungen wie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Deutschland, dem Datenschutzgesetz (DSG) in Österreich und dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (FADP) entsprechen. Dieser Artikel untersucht, wie Organisationen rechtmäßige, effektive Hintergrundüberprüfungen und Human-Risk-Analysen gestalten können, und hebt hervor, wie Lösungen von Validato und CypSec helfen, operative Sicherheit mit Compliance-Verpflichtungen in Einklang zu bringen.

Die DSGVO setzt die Grundlage für die Datenverarbeitung in Europa, und ihre Prinzipien spiegeln sich im österreichischen DSG und deutschen BDSG wider. Das Schweizer FADP wurde modernisiert, um DSGVO-Standards zu spiegeln. In allen drei Rechtsgebieten müssen Daten rechtmäßig, transparent und nur für einen klaren Zweck verarbeitet werden. Für beschäftigungsbezogene Überprüfungen stützen sich Organisationen typischerweise auf die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses, da die Einwilligung aufgrund des Machtungleichgewichts zwischen Arbeitgeber und Bewerber oft als ungültig betrachtet wird. Einwilligung kann in Österreich und der Schweiz noch eine Rolle spielen, wo schriftliche Autorisierung üblich ist, aber jede Nutzung personenbezogener Daten muss verhältnismäßig zur betreffenden Rolle bleiben. Sensible Daten, wie Strafregisterauszüge oder Finanzhistorie, erfordern besonders starke Rechtfertigung und müssen unter strenger Vertraulichkeit behandelt werden.

Der Schlüssel zu konformer und effektiver Überprüfung ist Verhältnismäßigkeit. Hochrisikopositionen wie Führungskräfte, Systemadministratoren, Finanzverantwortliche und HR-Manager erfordern gründliche Prüfung, inklusive Identitätsverifikation, Beschäftigungs- und Bildungsüberprüfungen, berufliche Lizenzen, Finanzzuverlässigkeitsbewertungen und, wo zulässig, Strafregisterauszüge. Diese Überprüfungen sind durch die potenzielle Auswirkung dieser Rollen auf Unternehmenssicherheit und Datenschutz gerechtfertigt. Mittelrisikopositionen, wie Projektleiter oder Abteilungsmanager, erfordern einen begrenzteren Umfang, üblicherweise fokussiert auf Identität und Beschäftigungshistorie mit selektiver Verifizierung von Referenzen oder Qualifikationen. Niedrigrisikorollen, wie Einsteigerpersonal oder Verwaltungspersonal, benötigen typischerweise nur Identitäts- und Arbeitserlaubnisüberprüfungen. Dieses abgestufte Modell stellt sicher, dass Privatsphäre respektiert wird, während kritische Assets geschützt werden.

Identitätsverifikation bleibt die grundlegendste aber essentielle Maßnahme, die sicherstellt, dass Bewerber die sind, die sie vorgeben zu sein, und dass sie das Recht zu arbeiten haben. Beschäftigungs- und Bildungsüberprüfungen sind notwendig, um Qualifikationen zu bestätigen und vor Lebenslaufbetrug zu schützen. Berufliche Lizenzen, besonders in regulierten Industrien, sollten mit ausstellenden Behörden validiert werden. Strafregisterüberprüfungen sind in der Region streng kontrolliert: In Deutschland können Arbeitgeber nicht direkt auf Strafregisterdatenbanken zugreifen und verlassen sich stattdessen auf offizielle Zeugnisse, die freiwillig von Kandidaten bereitgestellt werden; Österreich und die Schweiz erfordern ebenfalls explizite Einwilligung und klaren rechtlichen Bedarf. Kredit- und Finanzüberprüfungen sind nur in Rollen mit treuhänderischer Verantwortung zulässig und müssen verhältnismäßig und klar gerechtfertigt sein. Diese Maßnahmen sollten nie wahllos angewendet werden, und Social-Media-Screening bleibt aufgrund rechtlicher Risiken und Diskriminierungspotenzial abzulehnen.

Um konform zu bleiben, müssen Organisationen eine klare Rechtsgrundlage für jede Überprüfung demonstrieren, Transparenz wahren, indem sie Kandidaten über den Prozess informieren, und Datenminimierung sicherstellen. Informationen sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie für die Einstellungsentscheidung oder das Beschäftigungsverhältnis notwendig. Für nicht erfolgreiche Kandidaten bedeutet dies üblicherweise Löschung innerhalb weniger Monate. Für Mitarbeiter können bestimmte Daten länger aufbewahrt werden, wo durch Arbeits-, Steuer- oder regulatorische Verpflichtungen erforderlich, aber nie über das gerechtfertigte Maß hinaus. Die Sicherheit der Daten ist paramount, mit strengen Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Audit-Trails. Organisationen sollten auch interne Richtlinien pflegen und ihre berechtigten Interessensbewertungen dokumentieren, um sich auf potenzielle regulatorische Anfragen vorzubereiten.

"In der DACH-Region müssen Unternehmen strenge Datenschutzgesetze mit der Notwendigkeit abwägen, Insider-Bedrohungen zu verhindern. Wir helfen ihnen, diese Balance zu erreichen, indem wir Hintergrundüberprüfungen sowohl konform als auch effektiv gestalten", sagte Reto Marti, Chief Operating Officer bei Validato AG.

Überprüfungen sollten nicht als einmalige administrative Übung behandelt werden, sondern als Teil eines breiteren Human-Risk-Frameworks. HR- und Sicherheitsteams sollten gemeinsam Rollen nach Risikostufe klassifizieren und die angemessenen Überprüfungen definieren. Prozesse sollten standardisiert werden, so dass jede Hochrisikorolle konsistente Prüfung durchläuft, was die Möglichkeit von Lücken oder Bias reduziert. Die Einbettung dieser Workflows in digitale Plattformen sichert Effizienz, während periodische Überprüfungen der Screening-Richtlinien sie mit sich entwickelnden Regulationen und Geschäftsanforderungen in Einklang halten. Mitarbeitervertrauen kann durch Erklärung der Rationale hinter Überprüfungen und Sicherstellung, dass sie nicht exzessiv sind, aufrechterhalten werden.

Technologie und Expertenführung spielen eine entscheidende Rolle, um Human Risk Management sowohl effektiv als auch konform zu machen. Validato bietet eine moderne Hintergrundüberprüfungs- und Identitätsverifikationsplattform, die Überprüfungen automatisiert und Workflows optimiert. Die Plattform bietet modulare Screening-Pakete, von grundlegender Identitätsbestätigung bis zu umfassenden Qualifikations-, Finanz- und Integritätsbewertungen. Validato stellt sicher, dass Daten sicher verarbeitet, unter strengen Aufbewahrungskontrollen gespeichert und im Einklang mit DSGVO und lokalen Datenschutzgesetzen behandelt werden. Validato integriert Einwilligungsmanagement, Audit-Trails und risikogestufte Workflows, um die administrative Belastung von HR- und Sicherheitsteams zu reduzieren, während Entscheidungsfindung beschleunigt wird.

CypSec ergänzt dies mit strategischer Cybersicherheits- und Compliance-Expertise. Als vertrauenswürdiger Beratungspartner hilft CypSec Organisationen, Human Risk Management in ihre breiteren Sicherheitsframeworks zu integrieren. Dies beinhaltet die Abstimmung von Hintergrundüberprüfungen mit Insider-Bedrohungsprogrammen, die Integration von Screening-Ergebnissen in Zugriffskontrollentscheidungen und die Sicherstellung von Compliance über alle Unternehmensniederlassungen und Rechtsgebiete hinweg. Zusammen bieten Validato und CypSec eine kombinierte Lösung, die sowohl die operativen als auch strategischen Dimensionen von Human Risk adressiert: Validato automatisiert und sichert den Prüfprozess, während CypSec sicherstellt, dass diese Prozesse die gesamte Sicherheitsposition der Organisation verstärken.

Es ist wichtig zu bedenken, dass Human-Risk-Analyse in der DACH-Region immer sorgfältige Navigation von Datenschutzrecht, organisationalen Risikoprioritäten und operativer Effizienz erfordert. Organisationen müssen einen rollenbasierten, verhältnismäßigen Ansatz adoptieren, um sich gegen Insider-Bedrohungen zu schützen, während sie Mitarbeiterprivatsphäre respektieren. Screening muss transparent, gerechtfertigt und auf das für jede Rolle Notwendige beschränkt sein. Mit den richtigen Tools und Partnern können Compliance und Sicherheit sich gegenseitig verstärken rather than konkurrieren. Validatos Technologie und CypSecs Beratungsunterstützung erlauben Unternehmen, diese Balance zu erreichen, und ermöglichen HR- und Sicherheitsverantwortlichen, Risiken effektiv und rechtmäßig zu mindern, während sie Vertrauen innerhalb ihrer Belegschaft aufbauen.

Über Validato AG: Mit Hauptsitz in Zürich, Schweiz, spezialisiert sich Validato AG auf DSGVO-konforme Hintergrundüberprüfungen und Identitätsverifikation für Unternehmen, die in der DACH-Region operieren. Seine Plattform hilft Organisationen, rechtmäßige, risikobasierte Prüfprozesse zu gestalten, die mit BDSG, DSG und FADP im Einklang stehen, während Insider-Bedrohungen reduziert werden. Weitere Informationen zu Validato AG unter validato.com.

Medienkontakt: Daria Fediay, Chief Executive Officer bei CypSec - daria.fediay@cypsec.de.